Předpis

(správce osobních údajů - Nakhodka Seafood s.r.o.)

o zpracování a ochraně osobních údajů ze dne 25.05.2018

 

Prostřednictvím vydání tohoto předpisu plní Nakhodka Seafood s.r.o. některé své povinnosti, které vznikají v souvislosti se zpracováváním osobních údajů podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27.04.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („GDPR“), tak, že vydává tento:

 

Předpis o zpracování a ochraně osobních údajů

(podle čl.  5 a čl. 24 nařízení GDPR)

 

Podnikatel:            Nakhodka Seafood s.r.o.

IČ, DIČ:                24178845, CZ24178845

Sídlo:                     Praha 4, Michle, Želetavská 1449/9, PSČ:14000

Zápis v OR:           Městský soud v Praze, oddíl C, vložka 186003

 

vydává jako správce osobních údajů tento předpis o zpracování a ochraně osobních údajů v následujícím znění :

 

I. Obecná část

1.      Nakhodka Seafood s.r.o., uvedená shora, je ve smyslu čl. 4 bodu 7) nařízení GDPR správcem osobních údajů příslušných fyzických osob jako subjektů údajů (dále jen „Správce“).

2.      Tento předpis upravuje zpracování a ochranu osobních údajů, které Správce zpracovává ve vztahu k fyzickým osobám jako subjektům údajů, u nichž dochází ke zpracování osobních údajů.

3.      Tento předpis je vydáván především pro stanovení účelu, k němuž jsou osobní údaje zpracovávány, stanovení prostředků a způsobu zpracování osobních údajů a zdokumentování technických a organizačních opatření k zajištění ochrany osobních údajů fyzických osob.

 

II. Zásady zpracování osobních údajů

 

1.      Správce při zpracování osobních údajů příslušných subjektů údajů dodržuje zásady:

-          zákonnosti, korektnosti a transparentnosti,

-          účelového omezení,

-          minimalizace údajů,

-          přesnosti,

-          omezeného uložení,

-          integrity a důvěrnosti

2.      Správce odpovídá za dodržení souladu s výše uvedenými zásadami.

3.      Správce je oprávněn pověřit jinou osobu zpracováním osobních údajů o fyzických osobách, jejichž osobní údaje se zpracovávají (dále jen „Zpracovatel“).

 

III. Určení zpracovávaných osobních údajů

Správce či Zpracovatel za něj zpracovává osobní údaje, kterými jsou:

-          jméno a příjmení,

-          datum narození, rodné číslo,

-          identifikační číslo, příp. DIČ

-          sídlo/místo podnikání,

-          místo trvalého bydliště, případně jiné místo, kde fyzická osoba provozuje svoji činnost,

-          e-mail,

-          číslo datové schránky

-          telefonické spojení, příp. jiné spojení na fyzickou osobu,

-          bankovní spojení a číslo bankovního účtu.

 

IV. Účel zpracování osobních údajů

1.      Osobní údaje, zpracovávané Správcem jsou osobní údaje uvedené v článku III., které zpracovává Správce či Zpracovatel za tím účelem, aby Správce vyhověl povinnostem vyplývajícím z právních předpisů především v oblasti platebních, resp. plnění platebních povinností a realizačních, resp. plnění povinností z připravovaných/uzavřených smluv (smluvních vztahů).

2.      Osobní údaj zpracovává Správce či Zpracovatel dále za účelem evidence subjektů, se kterými je Správce v podnikatelském či obdobném vztahu nebo osobami, se kterými je  Správce v jakémkoli smluvním vztahu (vztahu ze smlouvy).

3.      Osobní údaj zpracovává Správce či Zpracovatel dále za účelem evidence subjektů, se kterými zahajuje či se kterými probíhají jednání  o uzavření smlouvy, jejímž účastníkem je/má být Správce.

 

V. Prostředky a způsoby zpracování osobních údajů

1.      Správce získává výše uvedené osobní údaje prostřednictvím jakýchkoli dokumentů, které se dostanou do jeho dispozice v souvislosti s ujednáním článku IV. shora;  osobní údaje zpracovává Správce či Zpracovatel za něj:

1.a     v listinné podobě, prostřednictvím jednotlivých listin (dokumentace), evidovaných Správcem,

1.b     v elektronické podobě v databázi, kterou Správce vede,

1.c     prostřednictvím samostatné smlouvy uzavírané mezi Správcem a zpracovatelem osobních údajů (Zpracovatelem).

2.      Subjekty údajů mají právo na přístup k osobním údajům, které Správce či Zpracovatel ve vztahu k nim zpracovává.

3.      Subjekty údajů mají, ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům následující práva, která mohou uplatnit vůči Správci:

•         právo získat potvrzení o zpracovávání či nezpracovávání osobních údajů a na přístup k osobním údajům, které jsou zpracovávány a týkající se subjektu údajů;

•         právo na opravu nebo doplnění osobních údajů týkajících se subjektu údajů, pokud jsou nepřesné nebo neúplné;

•         právo na výmaz nebo omezení zpracovávání osobních údajů subjektu údajů, pokud jsou splněny podmínky dané právními předpisy;

•         právo na vznesení námitky proti zpracování osobních údajů subjektu údajů;

•         právo na přenesení osobních údajů subjektu údajů k jinému správci.

4.      Subjekt údajů uplatňuje svoje práva písemným podáním doručeným Správci osobních údajů; pro uplatnění práva není předepsán žádný formulář.

 

5.      Subjekt údajů je oprávněn souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv odvolat podle článku 7 odst. 3 GDPR; pro uplatnění takového práva není předepsán žádný formulář.

 

6.      Pokud se subjekt údajů domnívá, že zpracování jeho osobních údajů Správcem či Zpracovatelem je v rozporu s právními předpisy, má právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů

IČO: 708 37 627

se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

www: https://www.uoou.cz

 

VI. Technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů

1.      Osobní údaje

1.a     uchovávané v listinné podobě jsou zabezpečeny uzamčením na určeném místě, které se nachází na adrese sídla Správce,

1.b     uchovávané v elektronické podobě jsou zabezpečeny prostřednictvím zabezpečení počítačové sítě,

1.c     zabezpečovány Zpracovatelem podle bodu 1.a a 1.b shora.

2.      K osobním údajům zpracovávaným Správcem mají přístup pouze osoby, u kterých je tento přístup nezbytný vzhledem k povinnostem, jež plní a s ohledem na obsah připravovaných, uzavíraných či uzavřených smluv. Jedná se o zaměstnance na pozicích ředitele finančního oddělení, office manažera a jednatele.

3.      Osoby spojené se Správcem a představující zaměstnance Správce, dále osoba jednatele Správce, kteří mají přístup k osobním údajům subjektu údajů, jsou povinni o obsahu těchto údajů zachovávat mlčenlivost, a to i po skončení jejich pracovního poměru, resp. výkonu funkce.

4.      Osoby spojené se Správcem a představující zaměstnance Správce, dále osoba jednatele Správce, kteří se podílejí na zabezpečení osobních údajů, jsou povinny o bezpečnostních opatřeních přijatých za účelem zajištění ochrany osobních údajů zachovávat mlčenlivost, a to i po skončení jejich pracovního poměru, příp. skončení výkonu funkce.

5.      Každý zaměstnanec Správce, který je vázán mlčenlivostí o osobních údajích nebo bezpečnostních opatřeních týkajících se subjektu údajů, byl na tuto svou povinnost zaměstnavatelem individuálně upozorněn a byl rovněž poučen o právních souvislostech ochrany osobních údajů.

 

VII. Uchovávání a likvidace osobních údajů

1.      V souvislosti se skončením výběrového řízení provede Správce a na základě jeho pokynu Zpracovatel likvidaci osobních údajů subjektu údajů, pro jejichž zpracování odpadl důvod.

2.      V souvislosti se skončením smlouvy (smluvního vztahu), která není prodloužena, nahrazena novou smlouvou, upravena (změněna) dodatkem, provede Správce a na základě jeho pokynu Zpracovatel likvidaci osobních údajů subjektu údajů, pro jejichž zpracování odpadl důvod.

3.      Správce po předepsanou dobu archivuje písemnosti, jejichž uchování mu ukládají zvláštní právní předpisy.

4.      Správce i po skončení smlouvy (smluvního vztahu) po nezbytně nutnou uchovává/je oprávněn uchovávat písemnosti, které jsou nezbytné k ochraně práv Správce.

 

VIII. Závěrečná ustanovení

Tento  předpis nabývá účinnosti dne 25.05.2018 a vydává se na dobu neurčitou.

 

V Praze dne               25.05.2018     

 

           

 

   

Za zaměstnavatele:         …………………………..                                    

                                         Valery Marchenko, jednatel